Guidelines for Animal Welfare Groups

Your strategy

Draft out a rough briefing document and arrange an informal meeting with your colleagues to discuss your outline ideas. Emphasize that all you are presenting at this stage is an outline – you need to get both support and ideas from your colleagues. Make sure that everyone is happy to develop further whatever ideas are forthcoming from the meeting. And make sure you arrange the second meeting before closing the first! At this stage a rough schedule should also be drawn up.

Define your event objective accurately and clearly. What do you want to achieve from the event? It might be helpful if you were to compile a list and then focus on the area that is most important to you. For example, say you run a small dog shelter and you are going to hold an open day at the shelter on WAD, your list may look something like this:

What we want to achieve from the event

• We want local people to know that we do have dogs for rehoming.
• We want more local volunteers.
• We want people who have never been to a shelter to come and view the animals and meet our dedicated staff.
• We want to tell everyone about the importance of spaying and neutering.
• We would like the local vets to attend and ask if they would be willing to offer free veterinary services.

Now you have a list of important points to highlight on the day. But you must be selective. Ask yourself what is your main objective. You need to know it because if you are not sure of your message, you cannot expect the public or the media to grasp it! And, importantly, you cannot plan a strategy if you are not sure of what you want to achieve. An example of a main objective statement should read something like this:

To invite existing supporters and members of the public, who are truly interested in our shelter work, to attend the event; to offer our new visitors the chance to become supporters of the shelter; and to gain local media coverage highlighting WAD and our work.

Using the above example, you can now list all the various things you need to do in order to achieve the objective. And your list, based on the above example, should look something look this:

Učlanjenje i pružanje pomoći

• Organizujte kontaktiranje lica koja pružaju pomoć i pozovite ih da posete manifestaciju.
• Pripremite i odštampajte obrasce za donacije/učlanjivanje lica koja bi pružala pomoć.
• Organizujte volontere da svim posetiocima podele obrasce za učlanjivanje.
• Sačinite informator o radu azila i SDŽ i odštampajte dovoljno primeraka za sve posetioce. Ne zaboravite da priložite obrazac za učlanjivanje/donacije.
• Organizujte izložbu o radu i uspesima azila, i odredite lice koje će u svakom trenutku biti u stanju da odgovori na pitanja o azilu i da pribeleži imena i adrese.

Promovisanje manifestacije

• Izrada letaka je jeftina, ali ih treba selektivno deliti, i to osobama koje su zainteresovane za dobrobit životinja. Na lecima bi mogle da se nađu informacije o veterinarskim ordinacijama, prodavnicama hrane i opreme za ljubimce, klubovima za dresuru pasa, frizerskim salonima, pansionima za životinje itd.  
• Pozovite neku poznatu ličnost da otvori ili da poseti vašu manifestaciju. To ne znači da morate da nađete neku veliku filmsku zvezdu – možete pozvati gradonačelnika svoga grada, lokalnu sportsku zvezdu, urednika lokalnih novina ili poslanika u Skupštini iz svog mesta. Svoju poznatu ličnost unapred detaljno informišite kako bi održala kratak govor ili barem dala komentar za medije. Ukoliko vaša poznata ličnost ima ljubimca, možda ćete hteti da pozovete i njega – ovo uvek dobro prolazi u medijima i pruža im priliku da snime dobre fotografije. Potrudite se, ukoliko možete, da obezbedite rezervnog specijalnog gosta u slučaju da vaša glavna slavna ličnost odjednom bude sprečena i ne pojavi se na manifestaciji.
• Sačinite zanimljiv materijal za štampu i potrudite se ga neko proprati telefonskim uključenjem u program nekog medija. Ukoliko možete da saopštite medijima da ćete imati specijalnog gosta koji će otvoriti vašu manifestaciju ili da ćete na taj dan imati neke neobične aktivnosti, to će veoma uvećati šansu da budete dobro propraćeni u medijima.
• Pošaljite internet prezentaciji SDŽ informacije o svojoj manifestaciji. Bitno je da to što pre učinite jer iako je ova prezentacija posvećena Svetskom Danu životinja, njega novinari, škole i ljubitelji životinja čitave godine koriste kao izvor informacija. Informacije o manifestaciji mogu se ažurirati na prezentaciji kad god to bude potrebno. Za slanje informacija kliknite ovde.

Create your timetable

• U ovoj fazi uzmite spisak i uporedite ga sa svojim glavnim ciljem. Da li vam spisak omogućava rešavanje problema i postizanje cilja? Pošto ste se uverili da imate šansu da postignete cilj, morate da napravite raspored s preciznim datumima kako biste do tog dana stigli bez trzavica. Pokušajte da osmislite prihvatljiv raspored za zadatke – bilo bi to veliki stres za vas, na primer, ako biste slanje informatora ostavili za dan pred samu manifestaciju!
• Sačinite spisak zadataka za taj dan koji se tiču pripreme i inspekcije. (Kada očekujete nove posetioce, zapamtite da je bitan prvi utisak. I azil i životinje moraju da izgledaju najbolje što umeju.) Angažujte jedno lice koje će biti zaduženo za inspekciju.
• Da li će na manifestaciji biti životinja? Ako će biti, angažujte nekog ko će biti posebno zadužen za njihove potrebe – npr. ko će voditi računa o tome da po potrebi imaju posude s vodom, hranu, da postoje upozorenja “Držite psa na povocu”, lopatice i kese za uklanjanje izmeta i tako dalje.
• Vodite računa o tome da napravite spisak svega što treba uraditi pre tog dana. On bi trebalo da obuhvati reklamiranje, posluženje, raspored sedenja, izložbeni materijal, posebnu opremu koju treba pozajmiti/iznajmiti itd. Šablon za spisak i drugi koristan materijal može se skinuti ovde.

Posle manifestacije

• Po završetku svakog projekta uvek je korisno da se osvrnete i iskreno ocenite svoju manifestaciju. Napišite kratak izveštaj o tome šta je bilo dobro, a šta baš i nije, i zapišite koje izmene ili poboljšanja treba izvršiti za sledeći put.
• Napišite pismo zahvalnosti svim licima koja pružaju posebnu pomoć, sponzorima, veoma važnim posetiocima ili pojedincima/firmama koje su pozajmile opremu. Vodite računa o tome da im stavite do znanja koliko vam je bila bitna njihova podrška i šta će to značiti za životinje. Vodite računa o tome da se posebna oprema koja je pozajmljena ili iznajmljena za tu manifestaciju što pre vrati čista i ispravna.

• Klikom ovde pošaljite internet prezentaciji Svetskog dana životinja kratak opis kako vam je protekao taj dan, s fotografijama. Ovu prezentaciju posećuju ljudi iz svih krajeva sveta, pa iskoristite ovu dragocenu besplatnu reklamu!

• I na kraju, ne zaboravite da sebe i sve svoje kolege potapšete po ramenu – ipak ste uspeli! Angažovali ste se oko životinja! Angažovali ste se oko Svetskog Dana životinja!